Digitálny podpis

Digitálny podpis je technický prostriedok, umožňujúci zašifrovať elektronicky odosielaný dokument. Úlohou digitálneho podpisu je zabezpečiť obsah, neporušenosť a nemennosť ním podpísaného dokumentu.

Využitie digitálneho podpisu

Využitie digitálneho podpisu vo vnútro firemnej a medzi firemnej komunikácii prináša:

úsporu nákladov
úsporu času
zrýchlenie komunikácie
zvýšenie adresnosti a komfortu

digitálny podpis

Digitálny podpis je už niekoľko rokov súčasťou ekonomického systému EIB LLARIK. Integrovali sme ho do viacerých modulov a jeho použitie sme zautomatizovali.

Možnosti použitia digitálneho podpisu Ako funguje komunikácia s digitálnym podpisom

Elektronické odosielanie faktúr

Túto funkcionalitu sme aktivovali hneď, ako bola možnosť elektronickej faktúry zakotvená v príslušnej legislatíve. Mnohí naši klienti prestali svoje faktúry tlačiť, baliť, nosiť na poštu a platiť poštové poplatky.

Aké výhody prinieslo zavedenie elektronickej faktúry užívateľom systému?

zníženie nákladov. Náklady na tlač a distribúciu papierovej faktúry závisia od spôsobu jej doručenia. Pri klasickom spôsobe odosielania sa výška nákladov pohybuje v rozpätí od 1,40 eur do 0,80 eur/faktúra. Pri odovzdaní faktúry priamo klientovi to firmu stojí okolo 0,20 eur/faktúra. Zavedením elektronickej faktúry môže malá firma s ročným objemom 2 000 faktúr ušetriť až 2 800 eur ročne.
úsporu času. Implementáciou elektronickej fakturácie sa umožnilo odstrániť neproduktívne výkony, ako je balenie faktúr a ich nosenie na poštu. Ušetrili sa tým asi 3 hodiny pracovného času týždenne.
zrýchlenie komunikácie. Elektronické faktúry využívajú aj klienti, ktorí doteraz odovzdávali zákazníkovi faktúru spolu s tovarom. Odstránila sa papierová výmena dokladov a faktúry sa odosielajú elektronicky priamo do učtárne zákazníka. Pokiaľ sa zamestnanec zákazníka vráti s nakúpeným tovarom do svojej firmy, faktúra je už dávno spracovaná v informačnom systéme jeho spoločnosti.
Oddelenie nákupných a predajných cien. V mnohých spoločnostiach je nežiaduce, aby nákupné ceny poznali všetci zamestnanci spoločnosti. Pri elektronickom spôsobe výmeny dokladov sa do skladu dostanú len dodacie listy. Faktúry s nákupnými cenami sa spracujú priamo na účtovnom oddelení.

Elektronické odosielanie výplatných pások

Funkcionalitu elektronickej výplatnej pásky sme zapracovali do aplikácie Personalistika a mzdy. Odstránili sme tým zbytočnú papierovú evidenciu, tlačenie a zakladanie výplatných pások. Pracovníčky mzdovej učtárne už viac nie sú vyrušované pri práci odovzdávaním pások a zamestnanci nie sú nútení preberať výplatné pásky osobne.

V ekonomickom systéme EIB LLARIK je elektronická komunikácia s využitím digitálneho podpisu riešená plne automatizovane. Základným predpokladom zavedenia elektronickej komunikácie je inštalácia digitálneho podpisu na server klienta. Pre aktiváciu jednotlivých modulov je nutné zabezpečiť:

Elektronická faktúra

V súlade s platnou legislatívou, je potrebný súhlas odberateľa na zasielanie elektronických faktúr. Po získaní súhlasu už stačí len nadefinovať v databáze kontaktov, ktorým odberateľom bude zasielaná elektronická faktúra. Systém sám dokáže celý proces odosielania zabezpečiť. Všetky faktúry, ktoré boli počas dňa vytvorené, sú dávkovo odoslané v presne nadefinovaný čas. Dôležitou súčasťou systému je proces verifikácie prijatia faktúry. Odberateľ prostredníctvom verifikačného mailu potvrdzuje prijatie elektronickej faktúry.

Elektronická výplatná páska

Každý zamestnanec spoločnosti oznámi personalistke svoju mailovú adresu. Adresa sa tak stane súčasťoťu personálnych údajov zamestnanca. Po spracovaní miezd sa stlačením príslušnej klávesovej skratky zabezpečí odoslanie výplatnej pásky do mailovej schránky zamestnanca.

Využitie digitálneho podpisu

Kontakt